Optimalisasi Kalimasada Guna Meningkatkan Validitas Data Adminduk Surabaya

Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya atau biasa disebut Dispendukcapil Kota Surabaya merupakan badan atau instansi pemerintah yang menjalankan urusan pelaksana otonom daerah di bidang kependudukan dan catatan sipil. Dimana dinas tersebut melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud yaitu, perumusan kebijakan teknis di bidang kependudukan dan pencatatan sipil, penyelenggaraan urusan pemerintah dan pelayanan umum, pembinaan dan pelaksanaan tugas dalam pengelolaan ketatausahaan dinas yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota. Berbicara mengenai pelayanan umum, Dispendukcapil merupakan pelayanan publik terkait dengan administrasi kependudukan yang mencakup Kawin, Lahir, Mati, Pindah, Datang (KLAMPID). Tentunya pelayanan publik yang prima selalu di harapkan oleh masyarakat, meskipun tuntutan tersebut pada kenyataannya sering tidak sesuai dengan yang diharapkan. Dengan menyesuaikan pelaksanaan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan. Sudah tugas dan tanggung jawab instansi dari pemerintah untuk senantiasa berusaha menyediakan dan memberikan pelayanan kepada masyarakat, yang mempunyai tugas pokok yang meliputi pelayanan kepada masyarakat dalam berkepentingan untuk mengurus Administrasi Kependudukan.

Tetapi, dalam kenyataan yang sesungguhnya kerap kali dijumpai berbagai permasalahan dalam pencatatan sipil seperti masyarakat yang kurang tertib dalam administrasi. Perilaku kurang tertib administrasi tersebut didasarkan pada sikap masyarakat yang acuh dan kurang memperhatikan terkait pentingnya data kependudukan. Hal tersebut bisa saja terjadi karena kurangnya sosialisasi dan pendampingan dalam pengurusan administrasi kependudukan. Oleh karena itu, untuk mengatasi permasalahan kependudukan tersebut, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surabaya meluncurkan program yaitu Program KALIMASADA (Kawasan Lingkungan Masyarakat Sadar Adminduk). Program tersebut merupakan salah satu program Dispendukcapil Kota Surabaya dalam merintis terciptanya lingkungan/kampung yang tertib Adminduk dengan meningkatkan jumlah masyarakat yang sadar Adminduk. Program ini dilaksanakan dengan menunjuk 62 Ketua RT pada tiap Kecamatan se-Kota Surabaya sekaligus sebagai perintis layanan adminduk di lingkungan Rukun Tetangga guna lebih mendekatkan pelayanan Adminduk kepada masyarakat. Dari peluncuran program tersebut kamudian di implementasikan dalam. Program Magang dan Studi Independen Bersertifikat (MSIB) yang bekerjasama dengan berbagai kampus di Indonesia. Melalui program MSIB tersebut mahasiswa diharapkan bisa menjadi agen perubahan untuk bersama- bersama mewujudkan kesadaran Adminduk di Kota Surabaya khususnya di Kelurahan Lidah Kulon

Deskripsi Program

Dalam pelaksanaan kegiatan MSIB Batch IV Dispendukcapil Kota Surabaya, peserta MSIB divisi pendamping layanan administrasi kependudukan ditempatkan pada seluruh kelurahan yang ada di Kota Surabaya. Penulis sendiri mendapatkan ploting penempatan di Kelurahan Lidah Kulon, Kecamatan Lakarsantri. Sebagai petugas pembantu registrasi dinas kependudukan dan pencatatan sipil yang ditempatkan di kelurahan, Peserta MSIB dituntut untuk mampu memahami alur serta persyaratan dalam pengajuan dokumen administrasi kependudukan. Sehingga mahasiswa mampu menjelaskan serta memberikan informasi terkait layanan administrasi kependudukan kepada pemohon kepengurusan dokumen adminduk. Selain itu, mahasiswa MSIB diberikan pula akun Klampid New Generation (KNG) sebagai alat untuk melakukan pengajuan dokumenadministrasi kependudukan. Klampid New Generation (KNG) sendiri merupakan aplikasi online sebagai alat untuk kepengurusan administrasi kependudukan yang merupakan inovasi dari dispendukcapil Kota Surabaya. KNG sendiri mampu membantu dan mempercepat kepengurusan dokumen adminduk yang mencakup perkawinan, kelahiran, kematian, pindah datang tanpa harus melakukan pengajuan offline di dispendukcapil Kota Surabaya dan cukup melakukan pengajuan di kelurahan saja.

Setiap mahasiswa yang telah mengikuti pembekalan selama satu minggu kemudian akan mengimplementasikan di lapangan, penulis sendiri ditempatkan di Kelurahan Lidah Kulon Kec Lakarsantri Kota Surabaya.

Sebagai pembantu pelayanan adminduk mahasiswa MSIB dituntut mampu memahami alur dan persaratan dari semua berkas permohonan mulai dari cetak ulang KTP, cetak ulang KK, penerbitan akta kelahiran, akta kematian dan masih banyak lagi. Sehingga mahasiswa mampu menjelaskan setiap permohonan kepada masyarakat untuk kemudahan informasi dan pelayanan publik.

Proses Pengajuan Berkas di Kelurahan Lidah Kulon

Alur Perjalanan Berkas Adminduk

Kemudian untuk mendukung kepengurusan berkas administrasi kependudukan yang efisien dan cepat Pemerintah Kota Surabaya dan Disdukcapil Kota Surabaya menggunakan aplikasi Klampid New Generation (KNG). (KNG) sendiri merupakan aplikasi online sebagai alat untuk kepengurusan administrasi kependudukan yang merupakan inovasi dari dispendukcapil Kota Surabaya. KNG hadir untuk mendukung pelayanan administrasi kependudukan yang lebih cepat di lengkapi dengan fitur chatbot dengan tokoh virtual Cak Takon untuk meminimalisi kesalahan dalam proses pengajuan permohonan berkas. Selain itu, mahasiswa MSIB diberikan pula akun Klampid New Generation .

Menu Awal Aplikasi KNG

Pada beranda layanan ini terdapat 61 jenis layanan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil, beberapa contoh layanan dasar yang tersedia antara lain: Akta Kelahiran, Akta Kematia, Cetak Ulang Kartu Keluarga, Pengajuan KTP-El, Pindah Datang, Pindah Keluar, Pindah Dalam Kota, Esulay, Keabsahan.

Dengan berbekal aplikasi tersebut peserta MSIB dituntut untuk mampu melayani permohonan dokumen adminduk oleh masyarakat di kelurahan penempatannya. Sehingga dampaknya masyarakat mampu melakukan permohonan dokumen secara cepat tanpa harus menunggu lama sehingga penerapannya lebih cepat dan efisien. Aplikasi KNG ini sendiri juga sebagai aplikasi yang membantu peserta untuk menunjang aktivitas lainnya terkait MSIB di Dispendukcapil Kota Surabaya.

3. Permasalahan Dalam Menajalankan Program

Pelaksanaan program KALIMASADA harus mampu menjawab kebutuhan masyarakat dalam memenuhi hak dalam memperoleh pelayanan yang cepat, tepat dan mudah. Di samping itu kurangnya kesadaran masyarakat dalam kepengurusan data administrasi kependudukan terutama di Kelurahan Lidah Kulon. Berdasarkan hasil observasi di lapangan ditemukan mayoritas masyarakat akan mengajukan permohonan saat sedang dibutuhkan saja, hal ini merupakan tindakan yang kurang benar mengingat alur dan proses permohonan juga membutuhkan waktu. Tampaknya masyarakat masih banyak masyarakat yang abai pada proses perubahan berkas dimana memerlukan waktu dan menjadi menyebabka ketidak pedulian terhadap identitas kependudukan yang dimiliki.

Permasalahan kurang sadarnya masyarakat terhadap dokumen kependudukan bukan lah hal yang baru pada sektor pemerintahan Kota Surabaya. Pemerintah Kota Surabaya melalui Dispendukcapil terus pengoptimalkan gebrakan inovasi untuk mendorong masyarakat terutama warga Kota Surabaya untuk tertib kependudukan. Seperti progam KALIMASADA ini yang berkolaborasi dengan mahasiswa MSIB untuk bisa mendorong warga Surabaya akan sadarnya dokumen kependudukan yang mutakhir.

Pelayanan Di Balai RW

Tidak hanya pelayanan di kantor kelurahan saja, penyusun dan petugas lainnya juga melaksanakan pelayanan di balai RW setiap hari pukul 08.00 – 15.00 dan pelayanan malam pukul 18.00-20.00. Pelayanan di balai RW dilakukan dengan tujuan untuk meringankan dan membantu warga yang kesulitan datang untuk kepengurusan di kelurahan. Pelayanana di balai RW juga bisa mendekatkan petugas kelurahan kepada masyarakat dengan terjun langsung pada sektor paling dekat dengan warga dan tempat tinggal warga. Kegiatan ini disambut dengan baik oleh warga terbukti dengan banyaknya masyarakat yang datang ke balai RW saat diadakannya pelayanan.

Berdasarkan permasalahan yang telah di jelaskan penyusun terus berupaya memberika edukasi kepada masyarakat Kelurahan Lidah Kulon agar sadar akan pentingnya pembaruan dokumen kependudukan. Hal ini dilakukan saat melaksanakan kegiatan jemput bola pelayanan ke rumah warga sekaligus sosialisasi untuk mengajak masyarakat agar melengkapi dokumen kependudukan yang dimiliki. Kami mahasiswa magang menejelaskan bagaimana pentinya kepengurusan dokumen kependudukan yang menjadi hak setiap penduduk, karena dokumen kependudukan meruapakan suatu idenditas vital yang pasti dibutuhkan saat public activiy dan juga dimanapun. Selain itu, selama pengajuan warga juga aktif berkomunikasi terkait pesyaratan permohoanan seperti akta kelahiran beda nama dengan dokumen lainnya, pindah datang, pindah keluar, dan lain-lain. Setelah menjalankan program ini penyusun melihat bahwa dengan edukasi dan turun langsung ke rumah warga, masyarakat menjadi lebih tergerak untuk melengkapi dokumen kependudukan. Dilain sisi dengan terbukanya masyarakat dengan petugas pelayanan publik ini menunjukkan bahwa pelayanan yang ada di Kelurahan Lidah Kulon sudah mencerminkan bentuk pelayanan yang humanis.