Lakukan Evaluasi Program Komunikasi dengan Instrumen Audit

Ilustrasi proses pengolahan dan analisis data hasil audit komunikasi (sumber Freepik)

Tahun 2021 segera berganti. Tahun penuh pengorbanan dan perjuangan mengatasi pandemi COVID-19. Semua organisasi mengalaminya, baik lembaga pemerintah dan swasta, usaha kecil, menengah dan koperasi, serta berbagai sektor lainnya.

Periode pandemi walau cukup berat dialami, harus dihadapi dan dikelola menjadi keuntungan. Apalagi tahun baru diharapkan memberikan kesempatan organisasi untuk maju dan berkembang.

Untuk itu jangan lupakan melakukan kegiatan evaluasi. Evaluasi dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang terjadi selama satu tahun berupa kendala dan segala kemungkinan risiko yang dihadapi.

Evaluasi perlu diupayakan secara menyeluruh terhadap kinerja organisasi. Salah satunya menilai pelaksanaan program komunikasi. Output realisasi diharapkan mencapai target dan menjangkau sasaran khalayak secara tepat dan efektif.

Evaluasi yang bisa dilakukan menggunakan audit komunikasi. Audit komunikasi merupakan instrumen yang digunakan untuk menilai efektivitas sistem komunikasi internal dan eksternal. Fokus utamanya mengevaluasi sistem komunikasi seperti penilaian kualitas dan arus informasi yang terjadi didalam organisasi.

Unsur penggerak dan pengelola audit komunikasi adalah pengelola dan penanggung jawab komunikasi dan kehumasan di organisasi tersebut, seperti praktisi dan pranata humas di lembaga pemerintahan. Untuk memperoleh hasil audit yang independen, kegiatan audit bisa dilakukan oleh pihak ketiga atau konsultan komunikasi dan kehumasan.

Audit komunikasi penting dilakukan mengingat komunikasi merupakan unsur utama penggerak proses pengelolaan organisasi. Hampir sebagian besar proses organisasi dilakukan melalui komunikasi, baik formal, informal dan semi formal.

Komunikasi ibarat aliran darah dalam tubuh manusia. Jika komunikasi berjalan lancar dan tidak tersumbatnya arus pertukaran informasi di antara pemangku kepentingan internal dan eksternal organisasi, maka peluang dan kesempatan organisasi untuk melangkah dan merealisasikan rencana dan program kerja akan berjalan efektif dan memperoleh dukungan optimal.

Anggota organisasi akan terlibat aktif dalam mencapai tujuan organisasi dan membantu proses pemecahan masalah sehingga akselerasi kerja organisasi tercapai.

Audit komunikasi dilakukan salah satunya untuk mengetahui opini publik dalam membangun reputasi dan kepercayaan. Selain itu, bisa digunakan sebagai alat yang bermanfaat untuk menguji harapan, aspirasi dan keinginan publik organisasi.

Audit komunikasi harus direncanakan secara matang dan dilakukan layaknya riset. Untuk itu, ada berbagai cara yang dilakukan untuk mengumpulkan data dan informasi dari sasaran atau target khalayak.

Proses pelaksanaan audit harus diawali dengan mengidentifikasi permasalahan. Pilih metode penelitian yang digunakan. Setidaknya ada tiga metode yang dapat dipakai yakni metode riset kuantitatif, kualitatif, maupun kombinasi diantara keduanya.

Selanjutnya pilih cara pengumpulan data. Beberapa cara yang biasa dilakukan dengan pengamatan (observasi), focus group discussion (FGD), wawancara dan survei serta penyebaran angket dan kuesioner.

Pastikan proses analisis dan evaluasi menggunakan metode riset yang benar. Salah satu metode yang dapat digunakan adalah analisis SWOT.

Analisis materi komunikasi perlu dijalankan juga termasuk memetakan dan memonitor pemberitaan dan percakapan seperti media sosial dan media massa. Kemudian tanyakan ke publik internal dan eksternal melalui instrumen pengumpulan data.

Hasil audit komunikasi berupa data dan informasi yang bisa digunakan untuk merumuskan rekomendasi. Rekomendasi ini diperlukan untuk melakukan perbaikan proses komunikasi untuk menggalang dukungan publik, mengelola reputasi dan kepercayaan publik internal dan eksternal organisasi.

Mengingat urgensi dan kontribusi audit komunikasi untuk kelangsungan dan kemajuan organisasi, maka program ini sebaiknya disiapkan praktisi humas dan pengelola komunikasi sebagai program rutin. Tinggal pelaksanaannya jika menginginkan hasil yang berkualitas dan independen, bisa memakai jasa konsultan.

Anggaran terbatas bukan masalah juga. Humas organisasi/perusahaan dapat melakukannya sendiri. Yang penting tetap mengedepankan prinsip dan metodologi riset yang baik.