Srikandi Sang Pendobrak Birokrasi Rumit

Halaman Beranda Srikandi. Dokumentasi Pribadi

Dunia birokrasi di Indonesia sejak tahun 2020 telah mengadaptasi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi khususnya di bidang komunikasi tertulis dengan diluncurkannya sebuah aplikasi umum kearsipan yaitu Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI). Sistem ini dicanangkan pemerintah sebagai aplikasi persuratan dinas di seluruh instansi pemerintah di Indonesia.

Srikandi merupakan wujud tindak lanjut dari Perpres No 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan berbasis Elektronik (SPBE) dan Kepmenpan RB no 679 Tahun 2020 Tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dan Perka ANRI No 4 Tahun 2021 tentang Pedoman Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi.

Dengan digunakannya Srikandi, maka pola pikir birokrat untuk tanggap terhadap minimalisasi penggunaan kertas (paperless) di era internet sekarang ini harus responsif dan adaptif. Tidak ada lagi alasan untuk gagap teknologi sehingga mengabaikan penggunaan Srikandi di instansinya masing-masing. Srikandi digunakan untuk menggantikan aliran persuratan yang selama ini masih konvensional dan mengandalkan keberadaan fisik kertas serta keberadaan pejabat yang berwenang untuk menandatanganinya untuk hadir di ruang kerjanya.

Srikandi memungkinkan seorang pejabat, yang berwenang untuk menandatangani surat, meski sedang berada di luar kantor masih bisa melakukan tanda tangan pada naskah dinasnya. Selain itu, pejabat tersebut juga dapat memberi disposisi ke bawahannya untuk menindaklanjuti surat yang telah diterimanya. Hal ini dimungkinkan karena Srikandi telah menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE) untuk memberikan keabsahan pada dokumennya.

Penggunaan Srikandi tidak lagi memunculkan alasan lambatnya aliran persuratan hanya karena penanda tangan tidak ada di tempat. Di mana pun dan kapan pun surat bisa dibuat dan ditindaklanjuti asalkan ada koneksi internet.

Tantangan dan Peluang

Tantangan yang dihadapi apakah aplikasi Srikandi ini bisa berjalan dengan cepat adalah mengubah pola pikir birokrat untuk selalu responsif terhadap perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Mereka harus terbiasa membuat akun dan kata kunci untuk melakukan aktivitas di dunia internet. Keamanan adalah nomor satu agar akunnya tidak mudah berpindah tangan.

Salah satu sarat legalitas surat di Srikandi adalah keberadaan TTE. Untuk memiliki TTE pejabat harus sudah mengaktifkan akun pengguna di salah lembaga penyedia TTE satunya adalah Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE) merupakan unit pelaksana teknis di Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) yang mempunyai tugas melaksanakan penyelenggaraan sertifikasi elektronik guna mendukung sistem pemerintahan berbasis elektronik.

Selain Sumber Daya Manusia tantangan berikutnya adalah infrastruktur yang kuat. Salah satunya adalah keberadaan server. Karena srikandi ini berbasis online maka kapasitas server harus mumpuni mengingat yang menggunakan aplikasi srikandi adalah instansi seluruh Indonesia.

Hal ini penting untuk diperhatikan karena jika seluruh pengguna srikandi aktif secara bersamaan dan server tidak mampu melayaninya dengan cepat karena kapasitasnya yang kecil maka bisa dipastikan akan terjadi down atau paling ringan adalah lemot alias lambat untuk diakses karena pengguna harus antre untuk dapat mengakses ke pusat data srikandi.

Jika dua tantangan ini bisa dihadapi dan ditanggulangi dengan cepat akan memunculkan peluang positif bagi dunia birokrasi di Indonesia. Aliran pekerjaan yang berhubungan dengan transaksi persuratan akan lebih cepat mengalir karena surat tak lagi berpindah dari meja ke meja tetapi berpindah antar gadget yang dimiliki oleh masing masing birokrat di mana pun dia berada.

Pelayanan publik yang diberikan birokrasi menjadi makin cepat karena surat tak lagi tertahan pada salah satu meja yang tidak ada pejabatnya karena pejabat tersebut bisa mengakses dari hapenya. Sebuah kemudahan yang sangat menjanjikan jika itu bisa dilaksanakan.

Penggunaan kertas yang makin berkurang (paperless) sedikit banyak akan memberikan penghematan pada anggaran instansi. Dan ini akan berakibat juga pada efisiensi ruang kerja karena tak lagi dipenuhi dengan berkas kerja yang menumpuk maupun kertas yang tidak terpakai.

Srikandi hanya akan menjadi sebuah aplikasi umum persuratan biasa yang tidak akan memberikan peluang apa-apa jika birokrat yang menjadi pelaku utama kinerja birokrasi tidak mau menghadapi tantangan yang diberikan kepadanya. Akan lebih bagus lagi jika birokrat di level tertinggi memberikan teladan dengan lebih dulu memakai Srikandi dalam setiap aktivitasnya. Salam Arsip.