Hal yang Perlu Dilakukan Sebelum Berkegiatan

Suksesnya kegiatan adalah berkoordinasi dengan para pihak terkait. Dokumen pribadi.

Memulai rencana sebuah kegiatan, terkadang kita bingung harus mulai dari mana. Apakah menghubungi narasumber terlebih dahulu agar dia melingkari tanggal di kalendernya, atau menghubungi pemilik lokasi acara supaya tempatnya tidak dipakai oleh orang lain.

Hmmm, namun jika harus menyermatinya adalah kita harus menyiapkan dulu catatan kecil atau ringkasan kegiatan itu tujuannya dilaksanakan untuk apa, targetnya siapa, apa yang nanti akan dihasilkan, serta bagaimana caranya kegiatan itu dilaksanakan.

Bisa dikatakan perencanaan yang matang itu adalah awal dari sebuah kesuksesan sebuah kegiatan. Melihat dari berbagai sisi agar tidak ada yang terlupakan.

Perencanaan kegiatan tersebut biasa disebut dengan kerangka acuan kegiatan, atau dalam bahasa Inggrisnya Term of Reference. Dengan adanya kerangka acuan kegiatan tersebut akan memudahkan siapa saja yang ingin kita temui, mulai dari pak RT, Kepala Desa, Pak Camat, Pejabat Dinas, hingga Bupati sekalipun.

Secara sederhana kerangka acuan harus memuat segala informasi yang dibutuhkan mulai dari pengantar atau pendahuluan mengapa kegiatan itu perlu dilakukan, lokasi tempat acara dan tanggal, tujuan dan harapan yang ingin dicapai dari kegaitan tersebut, hingga hal-hal apa saja yang perlu diceritakan dalam dokumen tersebut.

Bagi kita yang penting adalah poin - poin kegiatan harus kita pahami dulu, sebelum menghadap orang-orang yang ingin kita jumpai. Jangan sampai kita tidak menyiapkan amunisi dengan baik.

Baru setelah semuanya dirasa lengkap, kita bisa mulai melangkah untuk hal lainnya. Mulai menghubungi narasumber, menghubungi pemilik lokasi acara, dan lain sebagainya.

Tidak kalah penting adalah membuat perencanaan per harinya, sudah melakukan apa, sudah dikerjakan belum, dan bagiamana cara menyelesaikannya. Kemudian, perencanaan per hari tersebut kalau bisa selalu dicek setiap saat, agar dapat terawasi dengan baik.

Selamat mencoba!