Otak Kedua untuk Produktivitas Kerja

Produktivitas kerja merupakan salah satu isu yang sering dibahas di dunia kerja, terutama di era disrupsi teknologi informasi seperti sekarang ini. Sebuah survei oleh CareerBuilder menunjukkan bahwa sekitar 41% pekerja menghabiskan rata-rata 1-1,5 jam di media sosial selama jam kerja. Artinya, seorang pekerja kehilangan waktu lebih dari satu jam setiap hari karena distraksi yang disebabkan teknologi. Hal ini berdampak pada produktivitas pekerjaan mereka.

Produktivitas kerja merupakan tingkat kemampuan pekerja menyelesaikan pekerjaan dalam satuan waktu tertentu. Semakin banyak dan bagus pekerjaan yang diselesaikan dalam waktu tertentu, semakin tinggi produktivitas kerja seseorang. Namun seiring dengan semakin mudahnya akses terhadap internet dan gawai yang bisa dibawa ke mana-mana, termasuk ke tempat kerja, waktu kerja semakin berkurang karena digunakan untuk mengakses internet di luar keperluan kerja.

Perangkat digital untuk produktivitas kerja. Sumber: freepik.com (https://www.freepik.com/free-photo/modern-stationary-collection-arrangement_23441437.htm#fromView=search&page=1&position=1&uuid=dd29a3a8-258e-47c9-9042-37a9055f9dd2)

Meskipun perangkat digital dituding sebagai salah satu penyebab gangguan produktivitas di tempat kerja, beberapa orang telah mengembangkan teknik tertentu memanfaatkan perangkat tersebut. Salah satu gagasan yang patut dipertimbangkan dalam menggunakan perangkat digital untuk produktivitas kerja adalah konsep Otak Kedua.

Perangkat Digital sebagai Otak Kedua

Otak kedua dipopulerkan oleh Thiago Forte dalam bukunya “Building a Second Brain: Metode Efektif Mengelola Kehidupan Digital agar Lebih Produktif dan Kreatif”. Di dalam buku tersebut sang penulis menceritakan bagaimana gagasan Otak Kedua itu muncul dalam kepalanya. Dimulai dari keperluannya mencatat berbagai hal terkait penyakit yang dideritanya, menuliskan proses tersebut di blog pribadi, hingga akhirnya mengadakan pelatihan daring “membangun Otak Kedua” di tahun 2017.

Micropocessor brain. Sumber: freepik.com (https://www.freepik.com/free-photo/microprocessor-with-brain_926693.htm#fromView=search&page=1&position=21&uuid=152c137e-8226-48bf-8301-9b100a1fc591)

Otak Kedua itu sendiri menurutnya merupakan tradisi lama yang diwariskan turun temurun oleh para cendekiawan. Penulis, filsuf, ilmuwan, pemimpin, dan berbagai macam profesi yang memerlukan kemampuan mengingat banyak hal. Pada masa itu para cendekiawan menggunakan buku tulis yang disebut dengan common place. Ke mana pun mereka pergi buku itu selalu dibawa sehingga ketika menemukan ide atau sesuatu yang menarik mereka akan mencatatnya. Buku ini dianggap sebagai Otak Kedua yang membantu kerja otak pertama mereka.

Di era perangkat teknologi seperti sekarang membawa buku commonplace tentu bukanlah sesuatu yang lazim. Keberadaan gawai yang begitu ringkas dan terhubung ke internet bisa dijadikan sebagai otak kedua. Berbagai aplikasi produktivitas baik yang gratis maupun yang berbayar bisa didapatkan dengan mudah. Baik yang mudah diakses dan digunakan yang hingga yang rumit. Semua ada di dalam genggaman kita. Masalahnya adalah tidak banyak yang tahu bagaimana cara memanfaatkan perangkat digital yang canggih ini.

Teknik CODE dan PARA dalam Konsep Otak Kedua

Dalam bukunya tersebut Thiago Forte mengusul beberapa teknik yang bisa digunakan untuk menjadikan gawai sebagai Otak Kedua. Teknik pertama adalah CODE. Teknik ini merupakan urutan langkah kerja yang dimulai dari Capture (menangkap), Organize (mengelola), Distil (menyaring) dan Express (mengekspresikan).

Saat menemukan sesuatu yang penting di internet, kita bisa menangkapnya dengan cara tangkapan layar atau menyimpan tautannya disertai keterangan mengapa hal tersebut dianggap penting. Tangkapan layar atau tautan kemudian dikelola dengan cara disimpan di suatu tempat di dalam perangkat kita agar kelak mudah ditemukan saat dibutuhkan. Saat dibutuhkan kita bisa menyaring informasi penting yang sudah kita simpan tadi menjadi hanya beberapa kalimat berisi gagasan pokoknya saja. Lalu hasil saringan itu kita gunakan untuk mengeskpresikan gagasan kita kepada orang lain.

Saat melakukan langkah Organize, Thiago Forte mengusulkan teknik manajemen file PARA. Kita perlu memisahkan informasi yang sudah kita tangkap sesuai dengan Project (proyek yang sedang kita kerjakan), Area (bidang yang menarik minat kita dalam jangka panjang meskipun tidak berhubungan dengan pekerjaan kita), Resources (sumber topik yang mungkin bermanfaat di masa depan), dan Archive (arsip tempat menyimpan proyek yang sudah selesai dikerjakan). Dengan menggunakan teknik pengelolaan PARA informasi yang kita kumpulkan akan tertata dengan rapi dan lebih mudah diakses ketika dibutuhkan.

Cara Kerja Otak Kedua

Untuk memanfaatkan gawai sebagai Otak Kedua, kita bisa memulai dengan langkah-langkah berikut:

1. Tentukan Aplikasi Pencatat Digital yang Cocok untuk Anda

Dalam perangkat yang kita punya sudah terdapat beberapa aplikasi pencatat digital bawaan yang bisa kita gunakan. Aplikasi-aplikasi tersebut biasanya bisa kita gunakan secara cuma-cuma tanpa biaya. Karena terkoneksi dengan internet maka aplikasi-aplikasi tersebut bisa dibuka di berbagai perangkat. Beberapa aplikasi pencatat digital yang bisa kita manfaatkan di antaranya Microsoft OneNote, Apple Note, Google Doc, dan Evernote. Yang perlu diingat dalam memilih aplikasi pencatat digital bukanlah seberapa lengkap atau sempurna aplikasi tersebut, melainkan seberapa cocok aplikasi tersebut untuk kebutuhan kita dalam membangun Otak Kedua.

2. Buat Folder Penyimpanan sesuai Proyek atau Topik

Langkah selanjutnya adalah membuat folder penyimpanan untuk memudahkan kita mengakses kembali informasi tersebut ketika dibutuhkan. Tujuan dari Otak Kedua yang kita bangun salah satunya untuk memudahkan kita menyimpan informasi. Maka folder penyimpanan bisa dibuat sesuai dengan proyek yang sedang kita kerjakan atau topik yang kita butuhkan.

3. Tangkap dan Simpan Informasi

Informasi mengalir tanpa bisa kita bendung. Otak biologis kita tidak mampu menampung semua informasi tersebut sekaligus. Oleh karena itu kita membutuhkan Otak Kedua di dalam perangkat digital kita. Otak yang bisa gunakan untuk menampung informasi yang kita butuhkan dan bisa kita akses kapan saja dan di mana saja. Dalam menangkap dan menyimpan informasi kita perlu selektif. Hanya tangkap dan simpan informasi yang relevan dengan proyek yang sedang dikerjakan atau topik yang dibutuhkan kemudian abaikan sisanya. Informasi yang disimpan di perangkat digital bisa dalam bentuk tangkapan layar, tautan, atau hasil unduhan.

4. Saring Informasi Menjadi Gagasan Inti

Setiap kurun waktu tertentu, misalnya satu minggu sekali, kunjungi kembali informasi yang tersimpan. Baca kembali artikel, lihat kembali gambar, tonton kembali video, dengarkan kembali podcast. Saring informasi menjadi hanya satu atau dua kalimat gagasan inti. Hal ini ditujukan untuk memudahkan kita menghubungkan berbagai gagasan dari banyaknya informasi yang sudah kita simpan di Otak Kedua kita.

5. Ekspresikan Gagasan

Langkah terakhir adalah ekspresikan gagasan kita. Entah itu mengerjakan proyek di kantor, membangun kebiasaan hidup sehat, atau menulis sebuah buku, adalah momen bagi kita untuk mengekspresikan gagasan. Berbagai informasi yang relevan dengan proyek atau kebutuhan kita sudah diolah di Otak Kedua sehingga membantu kita lebih siap dalam menyampaikan gagasan kita.

Dengan membangun Otak Kedua dalam perangkat digital, kita sudah mewujudkan visi para perintis awal teknologi, yaitu perangkat teknologi sebagai perpanjangan pikiran untuk mengingat lebih banyak dan lebih produktif dalam bekerja.