7 Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja dan Etika Pemutusannya

Ilustrasi Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja dan Etika Pemutusannya. Foto: unsplash/Debby Hudson.

PHK harus dilakukan secara profesional dan sesuai hukum. Perusahaan perlu mengikuti regulasi dan menjaga etika dalam berkomunikasi. Contoh surat pemutusan hubungan kerja membantu perusahaan menyampaikan keputusan secara resmi dan profesional.

Surat ini harus disusun dengan jelas, mencantumkan alasan pemutusan hubungan kerja, hak-hak karyawan, serta langkah-langkah yang perlu diikuti setelah PHK.

Etika Melakukan PHK kepada Karyawan

Ilustrasi Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja dan Etika Pemutusannya. Foto: unsplash/Karolina Grabowska.

Berikut adalah beberapa etika dalam melakukan pemutusan hubungan kerja kepada karyawan.

1. Pastikan Ada Dasar yang Kuat

2. Mematuhi Hukum yang Berlaku

3. Berkomunikasi dengan Jelas dan Ramah

4. Bersikap Hormat

5. Bersiap untuk Respons Emosional

6. Berikan Hak Karyawan

7. Komunikasikan dengan Tim Secara Tepat

Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja

Ilustrasi Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja dan Etika Pemutusannya. Foto: unsplash/Mariela Ferbo.

Berikut adalah contoh surat pemutusan hubungan kerja yang dikutip dari razorpay.com.

1. Template Email Pemutusan Hubungan Kerja dengan Alasannya

Perihal: Pemutusan Hubungan Kerja – [Nama Karyawan]

Kepada [Nama Karyawan] yang terhormat,

Email ini dimaksudkan untuk memberitahukan secara resmi bahwa pekerjaan di [Nama Perusahaan] akan dihentikan, efektif pada [Tanggal Pemutusan].

Alasan pemutusan hubungan kerja ini adalah [Sebutkan alasan pemutusan hubungan kerja secara jelas dan objektif. Jelaskan situasinya secara singkat, tetapi hindari memberikan detail yang tidak perlu]. Kami memahami bahwa berita ini mungkin sulit, dan kami menghargai kontribusi Anda kepada perusahaan selama Anda bekerja di sini.

Pesangon dan Manfaat:

Tugas yang tersisa:

Kami mendoakan yang terbaik bagi usaha (Nama Karyawan) di masa mendatang.

[Nama kamu]

2. Surat Pemutusan Hubungan Kerja Karena Pembangkangan

Perihal: Pemutusan Hubungan Kerja – [Nama Karyawan]

Kepada [Nama Karyawan] yang terhormat,

Surat ini secara resmi memberitahukan bahwa masa kerja di [Nama Perusahaan] akan berakhir, efektif pada [Tanggal Pemutusan Hubungan Kerja]. Keputusan ini didasarkan pada kejadian pembangkangan yang berulang, yang merupakan pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan dan ekspektasi kami terhadap perilaku profesional.

Contoh spesifik pembangkangan meliputi:

[Cantumkan contoh-contoh pembangkangan yang spesifik, termasuk tanggal dan rinciannya. Fokus pada perilaku objektif, bukan pendapat pribadi.]

Tindakan ini telah menciptakan lingkungan kerja yang mengganggu dan melemahkan kemampuan untuk menjalankan tugas pekerjaan secara efektif. Meskipun telah ada peringatan sebelumnya, termasuk [Sebutkan peringatan atau diskusi sebelumnya yang telah dilakukan], kami belum melihat adanya perbaikan yang diperlukan dalam perilaku Anda.

Langkah Berikutnya:

Jika memiliki pertanyaan mengenai pemutusan hubungan kerja atau pembayaran terakhir, jangan ragu untuk menghubungi departemen SDM di [Informasi Kontak SDM].

[Nama kamu]

3. Template Surat Pemutusan Hubungan Kerja untuk Masa Percobaan

Perihal: Pemutusan Hubungan Kerja Selama Masa Percobaan – [Nama Karyawan]

Kepada [Nama Karyawan] yang terhormat,

Surat ini secara resmi memberitahukan bahwa masa kerja di [Nama Perusahaan] akan berakhir, efektif pada [Tanggal Pemutusan Hubungan Kerja]. Keputusan ini didasarkan pada penilaian menyeluruh atas kinerja Anda selama masa percobaan, yang dimulai pada [Tanggal Mulai Masa Percobaan] dan berakhir pada [Tanggal Akhir Masa Percobaan].

Sayangnya, kinerja dalam peran [Jabatan] tidak memenuhi harapan yang diuraikan dalam deskripsi pekerjaan dan perjanjian masa percobaan. Secara khusus, [Secara opsional, tetapi dengan hati-hati, sebutkan 1-2 area di mana harapan tidak terpenuhi. Fokus pada pengamatan objektif, bukan opini].

Meskipun kami menghargai usaha selama berada di sini, kami belum menyaksikan kemajuan yang dibutuhkan untuk berhasil melewati masa percobaan.

Langkah Berikutnya:

Kami mendoakan yang terbaik bagi usaha di masa mendatang. Jika memiliki pertanyaan mengenai pemutusan hubungan kerja atau pembayaran terakhir, jangan ragu untuk menghubungi departemen SDM di [Informasi Kontak SDM].

[Nama kamu]

4. Template Surat Pemutusan Hubungan Kerja karena Ketidakhadiran dalam Waktu Lama

Perihal: Pemutusan Hubungan Kerja – [Nama Karyawan]

Kepada [Nama Karyawan] yang terhormat,

Surat ini secara resmi memberitahukan bahwa masa kerja di [Nama Perusahaan] akan berakhir, efektif pada [Tanggal Pemutusan Hubungan Kerja]. Keputusan ini didasarkan pada masalah kehadiran yang terus berlanjut, yang telah berdampak signifikan pada kemampuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan dan mengganggu lingkungan tempat kerja.

Meskipun ada peringatan dan diskusi sebelumnya mengenai catatan kehadiran pada [Tanggal diskusi/peringatan sebelumnya], kami belum melihat adanya perbaikan yang diperlukan. Diskusi ini meliputi [Sebutkan sifat khusus dari peringatan atau diskusi, misalnya, harapan untuk perbaikan, potensi konsekuensi dari ketidakhadiran yang berkelanjutan].

Contoh spesifik masalah kehadiran meliputi:

[Cantumkan contoh spesifik ketidakhadiran, termasuk tanggal dan alasan (jika diberikan oleh karyawan)].

Ketidakhadiran ini telah mempersulit pemeliharaan efisiensi operasional dan telah memberikan beban yang tidak semestinya kepada kolega.

Langkah Berikutnya:

Kami memahami bahwa berita ini mungkin mengecewakan. Namun, kehadiran yang konsisten sangat penting bagi semua karyawan, dan sayangnya, catatan belum memenuhi standar yang dipersyaratkan.

Jika memiliki pertanyaan mengenai pemutusan hubungan kerja atau pembayaran terakhir, jangan ragu untuk menghubungi departemen SDM di [Informasi Kontak SDM].

Dengan hormat,

[Nama kamu]

[Judul Anda]

5. Surat Pemutusan Hubungan Kerja karena Pelanggaran Etika

Perihal: Pemutusan Hubungan Kerja – [Nama Karyawan]

Kepada [Nama Karyawan] yang terhormat,

Surat ini secara resmi memberitahukan bahwa hubungan kerja dengan [Nama Perusahaan] akan dihentikan, efektif mulai [Tanggal Pemutusan Hubungan Kerja]. Keputusan ini didasarkan pada pelanggaran yang telah dikonfirmasi terhadap kode etik perusahaan kami, khususnya [Sebutkan bagian-bagian tertentu dari kode etik yang dilanggar].

Pada [Tanggal], kami mengetahui bahwa terlibat dalam [Jelaskan secara singkat pelanggaran etika tanpa perincian yang berlebihan]. Perilaku ini merupakan pelanggaran kepercayaan yang serius dan secara langsung bertentangan dengan nilai-nilai inti kejujuran, integritas, dan perilaku etis yang kami harapkan dari semua karyawan.

Kami menanggapi pelanggaran tersebut dengan sangat serius, karena pelanggaran tersebut dapat berdampak buruk pada reputasi dan budaya perusahaan kami. Meskipun [Sebutkan setiap upaya untuk mengatasi pelanggaran tersebut, misalnya, kesempatan untuk menjelaskan situasinya], kami tidak dapat memaafkan perilaku ini.

Langkah Berikutnya:

Kami memahami bahwa berita ini mungkin mengecewakan. Namun, menjaga standar etika yang tinggi adalah yang terpenting bagi perusahaan kami, dan pelanggaran ini mengharuskan Anda untuk mengakhiri hubungan kerja.

Jika memiliki pertanyaan mengenai pemutusan hubungan kerja atau pembayaran terakhir, jangan ragu untuk menghubungi departemen SDM di [Informasi Kontak SDM].

Dengan hormat,

[Nama kamu]

[Judul Anda]

Catatan Penting:

Sangat penting untuk memiliki bukti terdokumentasi tentang pelanggaran etika sebelum mengeluarkan surat pemutusan hubungan kerja. Ini dapat mencakup pernyataan saksi, email, atau informasi relevan lainnya.

Berkonsultasi dengan SDM dan mungkin penasihat hukum sangat disarankan sebelum mengeluarkan surat, terutama untuk pelanggaran etika yang serius.

6. Template Surat Pemutusan Hubungan Kerja Karena Alasan Medis

Perihal: Pemutusan Hubungan Kerja – [Nama Karyawan]

Kepada [Nama Karyawan] yang terhormat,

Surat ini secara resmi memberitahukan bahwa pekerjaan di [Nama Perusahaan] akan dihentikan, efektif pada [Tanggal Pemutusan Hubungan Kerja]. Keputusan ini diambil setelah pertimbangan yang cermat dan didasarkan pada kondisi medis yang sedang berlangsung, yang sayangnya mencegah untuk menjalankan tugas pekerjaan dengan aman meskipun kami telah berupaya untuk mencari akomodasi yang wajar.

Kami menghargai kontribusi kepada [Nama Perusahaan] selama bekerja di sini. Telah secara konsisten menunjukkan [Sebutkan kualitas positif atau pencapaian tertentu, jika berlaku]. Kami memahami bahwa berita ini mungkin sulit, dan kami benar-benar menyesal atas keadaan tersebut.

Selama proses ini, kami telah menjajaki berbagai pilihan akomodasi bekerja sama dengan dan sesuai dengan [Sebutkan undang-undang atau peraturan yang relevan]. Sayangnya, setelah [jelaskan secara singkat upaya akomodasi yang dilakukan], kami belum dapat mengidentifikasi solusi yang sesuai yang memungkinkan untuk menjalankan fungsi penting pekerjaan tanpa menimbulkan kesulitan yang tidak semestinya bagi perusahaan.

Langkah Berikutnya:

Kami mendoakan yang terbaik dalam pemulihan dan usaha di masa mendatang. Jika memiliki pertanyaan mengenai pemutusan hubungan kerja atau tunjangan, jangan ragu untuk menghubungi departemen SDM di [Informasi Kontak SDM].

Dengan hormat,

[Nama kamu]

[Judul Anda]

7. Template Surat Pemutusan Hubungan Kerja karena Kekerasan di Tempat Kerja

Perihal: Pemutusan Hubungan Kerja – [Nama Karyawan]

Kepada [Nama Karyawan] yang terhormat,

Surat ini secara resmi memberitahukan bahwa pekerjaan di [Nama Perusahaan] akan dihentikan, efektif segera ([Tanggal Pemutusan Hubungan Kerja]). Keputusan ini didasarkan pada pelanggaran yang telah dikonfirmasi terhadap kebijakan perusahaan kami mengenai kekerasan di tempat kerja.

Pada [Tanggal], terlibat dalam [Jelaskan insiden kekerasan di tempat kerja secara spesifik, misalnya, pertengkaran fisik, ancaman kekerasan, intimidasi terhadap kolega, pelanggan, atau manajer]. Perilaku ini merupakan pelanggaran serius dan pelanggaran yang jelas terhadap kebijakan kami tentang kekerasan di tempat kerja, yang menyatakan [Kutip bagian kebijakan yang relevan, jika berlaku].

Kami menanggapi pelanggaran tersebut dengan sangat serius, karena pelanggaran tersebut menciptakan lingkungan kerja yang tidak bersahabat dan mengancam keselamatan karyawan kami dan orang lain. Jenis perilaku ini tidak dapat diterima dan tidak akan ditoleransi dalam keadaan apa pun.

Kami telah melaporkan kejadian ini kepada pihak berwenang yang sesuai [Sebutkan jika ada pihak berwenang yang terlibat, misalnya polisi], dan mereka mungkin akan menghubungi untuk melakukan penyelidikan lebih lanjut.

Langkah Berikutnya:

Kami memahami bahwa berita ini mungkin mengecewakan. Namun, menjaga lingkungan kerja yang aman dan terjamin adalah prioritas utama kami. Pelanggaran terhadap kebijakan kekerasan di tempat kerja ini mengharuskan untuk segera diberhentikan.

Jika memiliki pertanyaan mengenai pemutusan hubungan kerja atau pembayaran terakhir, jangan ragu untuk menghubungi departemen SDM di [Informasi Kontak SDM].

Dengan hormat,

[Nama kamu]

[Judul Anda]

Dengan memahami contoh surat pemutusan hubungan kerja, perusahaan dapat menjalankan proses PHK sesuai ketentuan yang berlaku. (ATK)

Baca juga: 11 Contoh Surat Permohonan untuk Berbagai Keperluan