Siapa Bilang Sekretaris Cuma Bikin Notula Doang?

Ilustrasi sedang membuat catatan. Sumber: unsplash.com

Kamu pernah jadi sekretaris di organisasi atau kepanitiaan? salah satu tugasnya pasti disuruh bikin notula rapat kan? Lalu pasti sebal sekali jika dikira sekretaris kerjanya hanya bikin notula aja atau lebih jauh hanya dikira bikin surat yang tinggal copy dan paste doang. Padahal tidak semudah itu kerja sekretaris.

Profesional sangat menjadi tuntutan bagi sekretaris, tidak bisa asal-asalan. Apalagi berkaitan dengan administrasi dan birokrasi. Keahlian di ranah administrasi, birokrasi yang rumit, negosiasi alot dengan birokrat atau admin sangat diperlukan.

Sebagian orang meremehkan bidang sekretaris ini. Padahal di sisi yang lain, sekretaris sebenarnya juga sekaligus second leader bagi organisasi. Ia harus mampu memahami kondisi keseluruhan sebagaimana pemimpin organisasi melihat kondisi organisasinya. Pada posisi struktural, ia langsung di bawah pemimpin.

Ambil contoh yang paling strategis adalah sekretaris Presiden RI, ia yang bertugas langsung mengurus segala kebutuhan Presiden dalam rapat dan yang berhubungan dengan administrasi. Itu contoh paling besarnya.

Lalu bagaimana jika di organisasi mahasiswa, berikut ini pentingnya peran sekretaris dan apa saja yang perlu dilakukan dengan perannya tersebut supaya organisasi bisa berjalan dengan mulus dan profesional.

#1 Mengatur Korespondensi, Tata Kelola, dan Kerapihan Surat serta Dokumen

Dalam menjaga profesionalitas suatu organisasi, terutama jika berhubungan dengan pihak eksternal, maka surat menjadi alat yang sangat lazim. Surat bisa saja datang dan pergi dengan cepat, maka dari itu perlu bidang yang fokus terhadap kerapihan tata kelola surat menyurat organisasi. Sekretarislah yang memiliki tugas korespondensi tersebut yaitu pengelolaan surat.

Tidak hanya surat, organisasi pasti memiliki banyak dokumen seperti proposal, laporan, dan lain-lain yang mana pasti tidak mudah dalam mengelolanya. Di sinilah fungsi sekretaris, membantu organisasi mencapai tujuannya dalam bidang administrasi.

#2 Pendampingan Administrasi

Spesifik bagi pengurus sekretaris di bidang organisasi, biasanya bidang ini tidak memiliki banyak sekali personil karena memang tidak perlu banyak orang untuk menangani tupoksi kesekretariatan. Hanya saja, terkadang seringkali organisasi atau luar organisasi juga memiliki acara yang bersifat kepanitiaan.

Dalam kepanitiaan tersebut, tidak jarang perlu menguasai syarat administrasi dan birokrasinya seperti pengajuan proposal, pengajuan surat, alur keluar masuk surat yang benar, sampai pembuatan laporan pertanggungjawaban sesuai dengan format yang telah ditentukan birokrasi.

Di sini, tidak bisa secara cepat belajar dan dilakukan oleh sembarangan orang untuk mengurus, perlu ada pendampingan oleh pengurus kesekretariatan yang memang sudah berpengalaman. Maka dari itu, peran sekretaris di suatu organisasi, terutama organisasi induk atau BEM, adalah memberikan akses pendampingan dan konsultasi mengenai persoalan administrasi dan birokrasi.

#3 Memanfaatkan Teknologi untuk Kesekretariatan yang Efisien dan Mudah Diakses

Tidak bisa dipungkiri, teknologi apalagi di masa pandemi ini sangat memegang peran besar, tak terkecuali bagi dunia tata kelola organisasi. Banyak sekali software dan tutorial di Google yang bisa dimanfaatkan untuk menunjang profesionalitas kesekretariatan di masa pandemi. Dengan teknologi, organisasi diharapkan tidak menggunakannya sebagai ancaman, namun potensi untuk meningkatkan profesionalitasnya dalam tata kelola organisasi.

#4 Menjaga Hubungan Antar Pengurus Utama

Dalam organisasi, terutama organisasi mahasiswa, akan ada pengurus utama yang menjadi ring pertama yang biasanya berisi kepala bidang atau middle leader. Sekretaris yang selain memiliki fungsi second leader, ia harus bisa menguatkan keeratan dari pengurus utama atau middle leader tersebut.

Jika untuk menguatkan pengurus dan anggota secara keseluruhan akan ada bidang yang mengurus itu sendiri, namun untuk mengeratkan hubungan di ring pertama pengurus juga perlu pengurus sendiri yang tidak lain tidak bukan adalah fungsi sekretaris.

#5 Mendampingi Pemimpin

Seperti yang sudah disinggung di atas, pemimpin butuh pendamping dalam mengurus organisasinya. Jika ada wakil, itu pun sebenarnya masih kurang, karena tupoksi sekretaris dengan wakil berbeda. Tupoksi sekretaris di sini adalah menemani misalnya dalam hal mengelola pengurus utama, mengatur jadwal kegiatan organisasi, dan mengingatkan pemimpin terkait jadwal penting organisasi serta administrasi.

Dari kelima fungsi utama sekretaris di atas, sudah bisa dipastikan bahwa ternyata tidak semudah itu menjadi sekretaris. Perlu keahlian dan pengalaman khusus di bidangnya. Tidak bisa sembarangan orang juga bisa berada di bidang ini. Dan yang jelas, fungsinya bukan hanya bikin notula doang.