Sistem Pengendalian Manajemen dan Sistem Pengendalian Internal Manajemen

Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen (SPM) adalah suatu sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk memastikan kinerja dan operasi mereka berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, serta memastikan bahwa semua anggota organisasi bertindak sesuai dengan nilai dan standar perusahaan. SPM meliputi pengukuran kinerja, analisis, dan pengendalian proses yang digunakan dalam organisasi.

Dalam sistem pengendalian manajemen terdapat pengendalian internal dan eksternal. Sistem pengendalian internal manajemen merujuk pada serangkaian prosedur, kebijakan, dan praktik yang dirancang dan diimplementasikan oleh suatu organisasi untuk membantu mencapai tujuan bisnisnya dengan efektif dan efisien. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memberikan keyakinan kepada manajemen bahwa operasi organisasi berjalan sesuai dengan rencana, kebijakan, dan standar yang ditetapkan. Beberapa unsur kunci dalam sistem pengendalian internal manajemen melibatkan:

a) Perencanaan: Merupakan tahap awal dalam pengendalian internal. Ini mencakup penetapan tujuan, penetapan rencana, dan penyusunan strategi untuk mencapai tujuan tersebut.

b) Organisasi dan Tata Kelola: Proses ini mencakup penentuan struktur organisasi yang memadai dan pengaturan tata kelola yang efektif. Keterlibatan dan tanggung jawab yang jelas bagi setiap tingkatan dalam organisasi penting untuk menciptakan lingkungan yang teratur.

c) Prosedur dan Kebijakan: Pengendalian internal melibatkan pengembangan prosedur dan kebijakan yang membimbing pelaksanaan aktivitas sehari-hari dalam organisasi. Proses ini membantu memastikan bahwa aktivitas tersebut sesuai dengan rencana dan tujuan organisasi.

d) Pengendalian Fisik: Ini melibatkan pengaturan fisik dan perlindungan terhadap aset organisasi, seperti perlindungan terhadap pencurian, kerusakan, atau kehilangan.

e) Informasi dan Komunikasi: Sistem ini mencakup penyampaian informasi yang relevan kepada pihak yang berkepentingan internal dan eksternal, serta memastikan bahwa komunikasi berjalan dengan efektif di dalam organisasi.

f) Pemantauan dan Evaluasi: Pengendalian internal melibatkan pemantauan berkelanjutan terhadap kinerja organisasi dan evaluasi terhadap keefektifan sistem pengendalian internal. Jika ditemukan penyimpangan atau masalah, langkah-langkah korektif dapat diambil.

Sistem pengendalian internal manajemen membantu organisasi untuk mencegah kesalahan, deteksi penyalahgunaan, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan bahwa tujuan organisasi dapat dicapai dengan cara yang konsisten dengan nilainilai dan etika yang dianut oleh organisasi tersebut. Sistem ini juga dapat membantu organisasi untuk memenuhi persyaratan peraturan dan hukum yang berlaku.

Sementara, sistem pengendalian eksternal dalam manajemen merujuk pada suatu kerangka atau proses yang melibatkan pengaturan, pengawasan, dan evaluasi kinerja suatu organisasi oleh pihak-pihak yang bukan merupakan bagian dari manajemen langsung atau internal organisasi tersebut. Sistem ini bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi beroperasi sesuai dengan norma, peraturan, etika, dan harapan dari pihak eksternal, seperti pemerintah, pemangku kepentingan, dan masyarakat umum serta memastikan bahwa organisasi beroperasi sesuai dengan norma, peraturan, dan harapan pihak-pihak yang berkepentingan di luar organisasi.

Sistem Pengendalian Internal Manajemen

Studi kasus tentang Sistem Pengendalian Internal Manajemen

Studi Kasus: PT. Gemilang Perkasa

Latar Belakang:

PT. Gemilang Perkasa adalah perusahaan distribusi produk konsumen yang beroperasi di seluruh wilayah Indonesia. Perusahaan ini memiliki jaringan distribusi yang luas, dengan gudang di berbagai kota besar. PT. Gemilang Perkasa menghadapi tantangan dalam mengelola persediaan, mengendalikan biaya operasional, dan memastikan keakuratan laporan keuangan.

Masalah:

1. Kesalahan Persediaan: Sering terjadi ketidaksesuaian antara catatan persediaan di sistem dengan jumlah fisik di gudang.

2. Biaya Operasional Tinggi: Ada peningkatan biaya operasional yang tidak dapat dijelaskan secara rinci, mengindikasikan kemungkinan adanya inefisiensi atau kecurangan.

3. Ketidakakuratan Laporan Keuangan: Laporan keuangan sering kali tidak akurat, yang mengakibatkan kesulitan bagi manajemen dalam mengambil keputusan bisnis yang tepat.

Tindakan yang Diambil:

1. Implementasi Sistem ERP (Enterprise Resource Planning):

- PT. Gemilang Perkasa mengimplementasikan sistem ERP untuk mengintegrasikan semua data dan proses bisnis dalam satu platform. Sistem ini memungkinkan pemantauan yang lebih baik terhadap persediaan, penjualan, dan keuangan.

2. Pengendalian Akses dan Segregasi Tugas:

- Perusahaan memperkenalkan kontrol akses ketat pada sistem ERP untuk memastikan bahwa hanya karyawan yang berwenang yang dapat mengakses dan mengubah data tertentu.

- Segregasi tugas dilakukan dengan memisahkan fungsi-fungsi kritis seperti pencatatan persediaan, pemrosesan pesanan, dan pengelolaan keuangan untuk mengurangi risiko penipuan dan kesalahan.

3. Audit Internal Berkala:

- PT. Gemilang Perkasa memperkuat fungsi audit internal dengan melakukan audit berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang baru diterapkan.

- Audit internal juga bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengoreksi inefisiensi operasional serta memastikan keakuratan laporan keuangan.

4. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan:

- Perusahaan mengadakan program pelatihan rutin bagi karyawan mengenai pentingnya pengendalian internal dan penggunaan sistem ERP. Pelatihan ini membantu meningkatkan kesadaran karyawan akan pentingnya kepatuhan terhadap prosedur dan pengendalian yang telah ditetapkan.

Hasil:

1. Pengurangan Kesalahan Persediaan:

- Setelah implementasi sistem ERP dan pengendalian akses, PT. Gemilang Perkasa berhasil mengurangi ketidaksesuaian persediaan hingga 90%. Sistem baru memungkinkan pemantauan persediaan secara real-time dan akurat.

2. Efisiensi Biaya Operasional:

- Dengan adanya audit internal berkala dan pengendalian yang lebih ketat, perusahaan berhasil mengidentifikasi area yang inefisien dan mengurangi biaya operasional sebesar 15%. Segregasi tugas juga membantu mengurangi risiko kecurangan.

3. Keakuratan Laporan Keuangan:

- Laporan keuangan menjadi lebih akurat dan dapat diandalkan, yang memungkinkan manajemen membuat keputusan yang lebih baik dan tepat waktu. Keandalan data dari sistem ERP memberikan gambaran yang jelas tentang kondisi keuangan perusahaan.

Kesimpulan

Studi kasus PT. Gemilang Perkasa menunjukkan bahwa penerapan sistem pengendalian internal yang efektif dapat membantu perusahaan mengelola risiko, meningkatkan efisiensi operasional, dan memastikan keakuratan laporan keuangan. Implementasi teknologi, pengendalian akses, segregasi tugas, audit internal, serta pelatihan karyawan adalah langkah-langkah kunci yang membantu perusahaan mencapai keberhasilan dalam pengendalian internal manajemen.