Perlukah Unit Kerja Instansi Pemerintah Memiliki Akun Media Sosial?

Sumber: freepic.com

Media sosial saat ini semakin menjadi kanal andalan bagi instansi Pemerintah. Mengelola akun media sosial relatif lebih mudah daripada mengelola situs web instansi. Saat ini platform media sosial beragam seperti Facebook, Instagram, Youtube, Twitter, dan Tiktok.

Tiktok sendiri mulai naik daun setelah beberapa tahun yang lalu masih dianggap platform medsos hanya untuk main-main. Dari mulai instansi level lembaga tinggi negara serta Kementerian/Lembaga banyak yang sudah memiliki akun media sosial, meski belum semuanya mendapatkan tanda verified account (centang biru).

Ilustrasi Media Sosial Foto: Dok. Pixabay

Selain itu, pimpinan instansi pun juga mulai aware menggunakan akun media sosial semata-mata sebagai alternatif menyampaikan pernyataan atau informasi dalam menjalankan tugasnya sebagai spoke person. Tidak hanya di label instansi, akun media sosial juga ternyata dibuat oleh unit kerja instansi sampai ke level kantor pelayanan. Apakah semakin banyak akun media sosial yang dimiliki oleh instansi semakin baik? Dengan kata lain apakah baik satuan kerja memiliki akun media sosial sendiri? Menurut saya hal itu sah-sah saja. Justru dengan semakin banyak kantor menjadi agen komunikasi, outreach kumulatif semakin banyak. Akun media sosial instansi vertikal justru paling paham agenda komunikasi yang dibutuhkan mitra kerja atau pemangku kepentingan utamanya karena sering berhadapan secara langsung.

Meski demikian, unit pembina komunikasi/kehumasan pada suatu instansi tidak boleh tidak memberikan panduan pengelolaan media sosial di unit kerja dalam rangka kedinasan. Panduan tersebut juga jangan sampai terlalu ketat sampai-sampai mengurangi ruang kreativitas dan membatasi penerapan local wisdom dalam penyusunan kontennya.

Unsur-unsur yang menjadi panduan tersebut terdiri dari panduan penamaan akun, penempatan foto profil, penerapan agenda digital untuk isu terpusat, jenis konten yang dilarang, dan tata cara menjawab pesan masuk dan komentar. Nama akun harus memiliki pola seragam. Jangan sampai ada yang disingkat dan ada yang tidak sehingga tidak konsisten.

Untuk panduan agenda digital, perlu diingat fungsi utama media sosial satuan kerja yakni sebagai amplifier informasi dari media sosial instansi yang benar-benar harus diketahui oleh pemangku kepentingannya, seperti mitra kerja unit kerja.

Sebagai contoh jika ada peraturan terkait kebijakan layanan maka juga harus disampaikan oleh kantor layanan. Akun media sosial unit kerja seyogyanya menyampaikan informasi seputar maksud dan tujuan adanya kebijakan nasional instansi semata-mata untuk menggalang dukungan publik. Konten lain ialah informasi mengenai hasil kerja instansi Pemerintah baik level instansi maupun unit kerja semata-mata sebagai bagian akuntabilitas publik. ini semata-mata untuk membangun kepercayaan publik.

Jenis konten yang dilarang menjadi salah satu critical factor dalam pengelolaan media sosial. Konten ujaran kebencian terkait suku, agama, ras, dan antar golongan harus dilarang. Akun media sosial Pemerintah harusnya menjadi agen pemersatu bangsa. Konten penyebaran berita palsu atau hoaks juga mutlak.

Pengelola akun media sosial sedapat mungkin menyusun konten baik itu narasi, visual, maupun multimedia benar-benar berasal dari sumber yang tepercaya. Warganet juga tidak menutup kemungkinan ingin mendapatkan informasi melalui interaksi dengan media sosial. Oleh karena itu, admin media sosial sebaiknya juga sigap menjawab berbagai pertanyaan baik yang dilontarkan melalui komentar maupun direct message.

Terakhir ialah dukungan pimpinan dan rekognisi terhadap pengelola media sosial. Pengelolaan media sosial instansi signifikan dalam mendongkrak citra satuan kerja bahkan secara tidak langsung terhadap instansi.

Bagi pegawai yang tidak memiliki uraian jabatan mengelola media sosial, maka pemberian surat tugas tambahan sangat dianjurkan selain memberikan berbagai privilidge sebagai kompensasi kesediaannya mengelola media sosial unit kerja seperti diikutkan pada pelatihan komunikasi. para pengelola media sosial sebaiknya terdiri dari team dedicated atau setidak-tidaknya memiliki tugas utama yang dekat dengan pengelolaan media sosial.

Selain itu, para admin media sosial di instansi sebaiknya benar-benar dibuatkan forum agar orkestrasi agenda komunikasi instansi dapat dikoordinasikan dengan baik.

Siko Dian Sigit Wiyanto Pranata Humas Ahli Pertama Kementerian Keuangan Wakil Ketua I Ikatan Pranata Humas Indonesia *) Tulisan ini merupakan pendapat pribadi, bukan merupakan pendapat instansi tempat penulis bekerja.