Multimedia Ngadat, Rapat Koordinasi Telat

Ini adalah kelanjutan dari tulisan kemarin yang membahas tentang Rapat. Tulisan sebelumnya membahas budaya ngaret dalam sebuah rapat  yang semua pihak harus menyadari bahwa rapat akan berjalan dengan baik dan tepat waktu bila peserta datang tepat waktu dan pelaksana rapat membuka rapat juga tepat waktu.

Mungkin kita sering mengeluh rapat sering memakan waktu yang lama, tanpa menyadari bahwa salah satu pihak yang berperan dalam keterlambatan itu adalah kita sendiri.

Dalam sebuah undangan rapat selain waktu dan tempat, di dalam undangan tersebut biasanya akan di tulis tentang materi rapat. Dan salah satunya tertulis sebagai berikut :

Acara : Rapat koordinasi 

Pertanyaan kita adalah Koordinasi apa?

Sebuah organisasi memiliki banyak unsur dan program yang dilaksanakan, sehingga ketika berbicara koordinasi saja maka luas lingkupnya terlalu luas. Bayangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengkoordinasikan semau aspek tersebut. Kalaupun hanya satu aspek yang akan dibahas, alangkah lebih baik bila disebutkan secara jelas di undangan rapat.

Ketidakjelasan pemberitahuan tentang materi rapat akan berdampak pada dua hal, pertama adalah membiarkan peserta rapat untuk tidak mempersiapkan apapun dalam rapat tersebut.

Kedua, membiarkan pimpinan rapat membicarakan atau membahas apapun dalam rapat. Kedua-duanya akan berdampak tidak fokusnya rapat dalam membahas materi pokok. Dan akhirnya rapat memakan energi dan waktu yang sangat besar namun memiliki dampak dan hasil yang minimal.

Oleh karena itu penting bagi pelaksana dan pimpinan rapat untuk menjelaskan secara rinci tentang materi yang akan dibicarakan dalam rapat. Karena dengan pemberitahuan yang jelas peserta rapat bisa mempersiapkan materi yang akan dibahas, minimal dalam pikirannya. Peserta akan bisa memprediksi apa saja materi yang akan dibahas dan materi yang harus dipersiapkan.

Misalnya rapat diadakan untuk membahas persiapan dalam rangka aksi mayday, maka peserta bisa mengendapkan materi tersebut dalam pikirannya, merekonstruksi kembali berbagai informasi yang berhubungan dengan Mayday bahkan bersiap untuk berbagi pengalaman dan pengetahuan seputar perayaan Mayday

Rapat yang diawali dengan kejelasan materi yang akan dibahas akan berdampak pula pada kontrol diri dari peserta rapat untuk menahan diri agar terhindar dari pembahasan yang tidak berhubungan dengan materi pokok.

Selain agenda rapat yang harus jelas tidak jarang kita melihat pelaksana atau pimpinan rapat yang masih saja mempersiapkan pengeras suara atau unit multimedia pada saat ketika rapat sudah secara resmi dibuka. Tidak saja membuat waktu menjadi lebih lama, namun juga membuat konsentrasi rapat menjadi pecah. Saya pernah mengalami hal tersebut dan hal itu berdampak pada konsentrasi saat memimpin rapat.

Oleh karena itu, minimal 15 menit sebelum rapat semua faktor pendukung telah pasti dapat digunakan secara maksimal sehingga rapat bisa dilaksanakan tepat waktu dan dapat berjalan sesuai dengan rencana.

Semua itu seharusnya bisa diantisipasi dengan mempersiapkan segala sesuatunya sebaik mungkin sehingga 15 menit sebelum dimulai, semua sarana dan prasarana rapat sudah dijamin tersedia dan bekerja dengan baik. Kelengkapan sarana dan prasarana menjadi syarat mutlak bagi berhasilnya sebuah rapat yang berkualitas, efektif dan efisien.