Suksesnya Acara, Apakah Benar Panitia telah Sejahtera?

Ilustrasi Berkelompok Diambil dari Pixabay: https://pixabay.com/photos/one-against-all-all-against-one-1744093/

Kepanitiaan merupakan salah satu kegiatan yang dilaksanakan oleh sekolah atau kampus untuk menggelarkan suatu acara. Kepanitiaan tersebut sifatnya bebas namun mengikat, jadi seseorang yang menjadi panitia tersebut bekerja untuk satu acara yang diikutinya dalam beberapa waktu tertentu. Kepanitiaan dapat berupa penggaetan anggota panitia dari umum atau dari pengurus organisasi, hal tersebut tergantung dengan kriteria acara yang dibutuhkan.

Banyak tidaknya panitia dalam kepanitaan tergantung dari jenis acara yang diadakan. Contohnya jika ada event music maka banyak diikuti, namun berbanding terbalik jika acaranya hanya berupa webinar, maka jarang diminati karena alasan terlalu monoton. Hal tersebut tergantung bagaimana acara tersebut menjenamakan diri sehingga banyak dikenal orang dan banyak diminati.

Contoh Ilustrasi Event Music yang Banyak Diminati, Gambar Diambil dari Pixabay: https://pixabay.com/photos/crowd-concert-music-festival-party-1056764/

Branding inilah yang membuat acara tersohor, namun karena sudah dikenal otomatis ada hal yang harus ditekan agar acara dapat berjalan dengan sukses dan penuh kelancaran. Apa yang ditekan dalam acara kepanitiaan? Yaitu sumber daya manusia, pelaksanaan pekerjaan, dan dana kegiatan. Ketiga hal ini yang menjadi titik penting kebutuhan kepanitaan profit atau non-profit.

Demi melangsungkan tercapainya acara yang sukses ada beberapa hal juga pengorbanan yang harus dilakukan oleh panitia selaku penanggung jawab acara. Sumber daya manusia pada kepanitiaan di sini sudah seharusnya dibagikan secara merata, tergantung dengan jobdesk yang diberikan. Semakin berat bebannya, maka semakin banyak SDM-nya. Contohnya divisi acara. Divisi acara biasanya divisi yang memerlukan banyak anggota karena divisi ini bekerja dari perencanaan acara hingga pelaksanaan acara, untuk memastikan apakah acara tersebut berjalan sesuai atau tidak. Anak divisi acara dikenal sebagai seseorang yang sangat detail, karena dalam pelaksanaan acara pasti terdapat kendala, dan itu memang harus diselesaikan secara terstruktur, cepat, dan berani mengambil resiko demi kelangsungan acara.

Contoh Kru sebuah Acara, Ilustrasi Diambil dari Pixabay: https://pixabay.com/photos/people-guys-men-friends-shooting-5987418/

Melihat adanya tugas-tugas tersebut. Maka terjadi penekanan berlebihan kepada divisi-divisi tertentu yang memang memiliki beban kerja yang banyak. Hal ini membuat sumber daya yang ada acapkali overload jobdesk, sehingga esensi kepanitiaan tersebut belum tercapai karena kurang menyejahterakan SDM demi kepentingan acara. Tentunya hal ini berkaitan erat dengan pelaksanaan pekerjaan yang belum terstruktur. Dibuktikan dengan adanya beban kerja yang tidak sesuai antara divisi satu dengan divisi lainnya. Selain itu, berakibat kurang sejahteranya manajemen dan adanya misscomunication antardivisi yang membuat bomerang dan kendala serius jika tidak diatasi dengan cepat. Jadi, kedua hal ini memang saling berkaitan satu sama lainnya. Kemudian untuk mengatasi hal tersebut, seharusnya dilakukan pemastian ulang dan peninjauan ulang agar tidak terjadi miskomunikasi.

Selanjutnya adalah manajemen dana. Manajemen dana di sini adalah manajemen dana keseluruhan yang dibutuhkan untuk pengeluaran kepanitiaan demi kebutuhan suatu acara. Dana dapat dihasilkan melalui sponsor-sponsor atau bahkan adanya pemungutan dari uang kas kepanitiaan. Suatu acara tidak dapat sukses jika kekurangan dana, maka dengan itu kepanitiaan acapkali membutuhkan dana seminimalnya dapat memenuhi kebutuhan acara yang diperlukan.

Melihat fenomena-fenomena tersebut membuktikan, bahwa kepanitiaan ini memang acapkali kurang menyejahterakan SDM-nya karena sebagai panitia pasti akan sibuk dengan tugas yang diberikan. Namun yang perlu digaris bawahi adalah kesejahteraan itu dibangun melalui kerja sama yang nyaman dan selaras, jadi jika mencari hal yang sejahtera sepertinya belum tepat jika kamu mengikuti kepanitiaan. Namun jika kamu mencari pelatihan untuk manajemen waktu, tugas, dana, dll, kamu dapat mengikuti kepanitiaan. Carilah pengalaman sekali seumur hidup untuk mengikuti kepanitiaan di komunitas, organisasi, dan volunteer lainnya. Agar kamu mengetahui bagaimana pemecahan masalah secara internal atau eksternal.